【Gemini応用編】Google Workspace StudioでMeetの議事録をSheetに自動蓄積！会社の資産にする方法

今回は「Google Workspace Studio」というGoogleのノーコード自動化ツールを用いて、Google Meetで自動作成した議事録を、さらに自動でGoogle Sheetに蓄積する方法を紹介します。議事録はただ作るだけでなく、そのノウハウを蓄積することが重要で、今回の動画ではその取り組みを紹介します。

▼目次
0:00 はじめに
3:00 Google Workspace Studioとは
5:08 Google Workspace Studioによる議事録整理フロー
12:57 まとめ

▼文字起こし

こんにちは。AIキャンプの中村です。今回のテーマはこちら。Google Workspace Studioで議事録整理を完全自動化。こんなテーマでお届けさせていただきます。今回はGoogleの自動化ツール、Google Workspace Studioというものを使って、作った議事録を自動で整理するという話をさせていただきます。前回の動画で、Google Meetを使うことで議事録作成を完全に自動化することができるということを紹介させていただきました。今回はその手法のさらに一歩踏み込んだ応用編となります。今日やりたいこととしては、Google Workspace Studioを使って議事録を自動でスプレッドシートにリスト化するということをやっていきたいと思います。Google Meetを使うと議事録を自動で作成することができて、これはこれで素晴らしいんですけど、これだとフォルダの中に議事録のデータが溜まってしまうんですよね。10件、20件ならまだいいんですけど、これが100件とか1000件とかになってくると、結局、議事録が溜まるだけで再利用できる知識にはなっていかないんですね。じゃあどうしたらいいかって言うと、この議事録の中の1つ1つのデータから大事なデータだけを抜き出してリスト化するということが重要なわけですね。そこで今回は、この議事録がこのフォルダの中に入ったら、一覧で見渡せるスプレッドシートに自動で行が追加されるという仕組みを構築していきたいなと思います。この手法は、会議とか相談のノウハウを自動で蓄積する仕組みですので、企業においてはかなり重要な取り組みになるかと思います。私は何度も言っているんですけど、会議のデータはしっかりと蓄積しようということを紹介させていただいています。この会議というのは、ただの議事録ではなくて、いろんなシーンで使えるんですね。例えば営業とかの相談の記録を蓄積することで、営業のノウハウをチームの財産にすることができます。またイベントなどの企画会議では、そこで出てきたアイデアを蓄積できるんですよね。また課題の共有ですね。例えば社内のDXを推進したり、問題点とか課題をディスカッションしている時に、その問題点を自動で一覧化することができるわけです。こういうものをやっていると、「こういう課題がすごくあるよね」みたいな集中箇所を可視化することができたりしますので、こんな感じで色々使えるんですね。このように会議データを蓄積して再利用するというのは、企業のAI活用でも非常に重要な知見になりますので、ぜひ早めに取り組んでいただきたいなと思います。そこで今回は、まずこのGoogle Workspace Studioとは何かというものを紹介させていただいた後、今回の自動で議事録を整理するGoogle Workspace Studioの具体的なフロー設計の実演をさせていただきます。動画を見ていただくと真似することができますので、ぜひ皆さん最後までご覧ください。このチャンネルでは、ChatGPTや生成AIに関する役立つ情報をお届けします。よければチャンネル登録もお願いします。それでは1つ目、Google Workspace Studioとは、について紹介させていただきます。こちらは、ノーコードでGmailやGoogleドライブ、Googleカレンダーなど、Googleのアプリを自動化できるツールになります。自動化って言うとプログラムが大体必要になってくるんですけど、これは本当にブロックをポチポチやるだけでできますので、いろんなツールの中でも最も簡単なツールの1つかなと思います。最近、実はすごい進化しておりまして、2026年から日本語対応をしました。GeminiにはカスタマイズするGemsという機能とか、社内情報を与えたNotebookLMというツールがあるんですけど、こちらのツールを組み込むことができるようになりました。しかも、今までは法人向けのGoogle Workspace契約者の企業しかできなかったんですけど、現在は個人でも有料版に課金していれば使用できるということで、本当に誰でも簡単に使えるツールに進化しているかなと思います。具体的にどんなことができるかって言うと、例えばメールとか問い合わせに自動で返信したり、下書きを作成したりできます。あとはPDFの自動データ化ですね。例えばレシートとか名刺をアップしただけで、それを表にするみたいなことができますし、あとはリサーチを毎朝自動で届けてくれるとか、今回はナレッジの自動構築ということで、例えば議事録のデータがアップされたら、それを自動でリスト化してくれるみたいなことをやることができます。実際には、このGoogle Workspace Studioって検索していただくと、1番トップのボタンからやることができます。そうすると、有料または法人版に課金している人はこんな画面になりまして、ここからフローを構築することができます。ここにやりたいタスクを相談するだけでもできますし、あとは見本となるテンプレートがいくつかありますので、こちらから自分がやりたいようなことがあれば選んでいただいてもいいかなと思います。実際に作ったフローなんかも、こんな感じで確認することもできて、起動させたり停止することもできるということですね。じゃあ、こちらのGoogle Workspace Studioを使って今回は自動化をしていきたいと思います。それでは、議事録を自動で整理するGoogle Workspace Studioのフローの設計を紹介させていただきます。今回は全部で5つのステップになります。ここはちょっと難しいですけど、頑張ってついてきてください。まず初めに、Google Meetの会議をやるとGoogleドライブの中に議事録データが溜まるんですね。そこをトリガーにします。フォルダにデータが入ったものをトリガーにして、このフローを起動するということをやります。そしたら2つ目のステップで、このフォルダの中のGoogleドキュメントのデータを要約していきます。3つ目、それを会議、タイトル、要約みたいなパーツに分解していって、それをGoogleスプレッドシートに追加して、最後に完了したよというGmailの通知を送るという、こんな感じのシンプルなものになります。今回ちょっと難しいのは、スプレッドシートの狙ったセルに打っていきたいので、このGeminiの回答を一体どうやってブロックのように分けていくかという過程の抽出ブロックというところが、ちょっともしかしたら慣れないかもしれないんですけど、今回の動画を見ていただくと簡単にやることができますので、完全自動化を実現できます。では一緒にやっていきたいと思います。さあ、じゃあここに入力するところからいきましょう。ここにはシンプルに、今の5ステップを伝えていきます。入力するプロンプトはこんな感じです。以下の内容でフローを作成してください。目的は、Google Meetの文字起こしドキュメントがGoogleドライブに追加された時、Geminiで内容を要約して指定のスプレッドシートに1行を追記するということを、今回のフローではやりたいわけです。今紹介した5つのフローの手順をここに書いたものを、このままプロンプトで与えていきます。じゃあ、Google Workspace StudioのこのGeminiにというところに今のプロンプトを打って、生成をしていきましょう。そうすると、こんな感じの5つのステップができますので、1つ1つ調整していこうと思います。1つ目ですね、開始条件です。フォルダに追加された時にフローを起動させます、ということになります。まず選択していくのはこのフォルダですね。Google Meetの会議が終わると、このMeet Recordingsというフォルダの中に自動で会議のGoogleドキュメントが保存されますので、このMeet Recordingsの中にこのドキュメントが入ったことをトリガーにしていきます。なので、フォルダとしてはMeet Recordingsというものを選択してください。では続いて、ここに書いてあるドキュメント、文字起こしの内容をGeminiで要約していきます。2つ目のブロックですね。Geminiを呼び出していきます。以下のフォルダ内にあるGoogleドキュメントの内容を読み込んで、会議の要約を作成してくださいとしています。今回はこんな感じのスプレッドシートを用意していて、会議、タイトル、要約というものをシンプルにまとめてもらうようなフローを考えていますので、今回のGeminiには会議とタイトルと要約を出力させるようにしたいと思います。ということで、会議、タイトル、要約を明確に作成してくださいとしています。ここで変数という概念があるんですけど、先ほどのステップ1で選択したドライブの中のドキュメントですね。その中に入っているファイルへのリンク、アイテムへのリンクというものを入れておいてください。これでアップされたGoogleドキュメントの内容を読んで、会議、タイトル、要約を作ってくれます。ここですけど、Geminiには今回、Web上の情報ではなくて、私たちのこのワークスペースのフォルダの中を見てくださいということで、ここにチェックを入れています。回答形式なんですけど、テキストではなくて、この後リストで出力した後にスプレッドシートに入れていくということをやりたいので、リストにしておいてください。続いて抽出ブロックに行きましょう。では、まず始めにGeminiで作成されたコンテンツをここで選んでいきましょう。ここで作ったものから3つの変数を選択していきます。今回やりたいこととしては、会議の日付、会議のタイトル、会議の要約なので、Geminiのこの3つのところから、この3つの変数をここで分解するということをやっています。ここはちょっと、何をやっているか難しいと思うんですけど、Geminiで会議、タイトル、要約の3つを作ってくださいと指示はしているんですけど、一応指示はしているものの、1つのブロックとして出てくるんですよね。このブロックを3つのブロック、変数に分けてあげて、それをスプレッドシートに入れていくという作業をしているわけです。続いてスプレッドシートですね。ここでは、今の抽出ブロックをこのスプレッドシートに入れていくということをやりたいと思います。スプレッドシートをまず選択していきます。今回私は、この議事録まとめというサンプルのGoogleスプレッドシートがありますので、こちらをまず指定していきます。シート1ですね。こちらのシート1に記載しましょうということで、最後のデータの行の1番後に入れていこうということです。今3番までサンプルが入っているので、この4番のところに入れば成功ということになります。ナンバー、会議、タイトル、要約。Googleスプレッドシートのナンバー、会議、タイトル、要約という、この4箇所を自動でこの子が読み取ってくれましたので、それぞれに変数を入れていきたいと思います。ナンバーは空白でいいです。会議のところにはこれを押していただいて、今抽出ブロックで分解したこの日付ですね、Dateという変数をここに入れてください。ここにはタイトル、こちらにはSummaryということで、ここで分解した日付、タイトル、要約を入力していくということになります。もうこれで完了ですね。最後はメールで、これはおまけなんですけど、今やった結果を自動で自分のメールに通知するということで、「Google Workspace議事録を追記しました」というメッセージが届くようにしています。これはあってもなくても大丈夫です。ということで、これで完了になりますので、変更を保存していきましょう。じゃあ、これでもうアクティブになりましたので、今のGoogleドライブのこのMeet Recordingsのところに議事録が溜まると、この議事録のスプレッドシートのここにどんどん追記されるという状態ができました。じゃあ、試しにやっていきましょうか。皆さん見ていてくださいね。今3行目しかないんですけど、ここの4行目に自動で追加されるかどうかをテストしていきましょう。ということで、今のMeetの議事録データをこちらにアップしました。そうすると、このMeet Recordingsの中に新しいGoogleドキュメントができましたので、これをトリガーにして今のフローが起動してくれているわけです。見ていてくださいね。この4行目のここに自動で作成されて、行けましたね。今ちょうどできました。4番、サンプル会議イベントの打ち合わせということで、今の内容についてシンプルな要約を作ってくれました。本当はもうちょっと練り込んでもいいかなと思います。ということで、これで自動で追記成功しましたね。素晴らしいです。私のアドレスを見ると、サンプル会議イベントの打ち合わせの議事録をスプレッドシートに追記しましたということで、いいですね。今の会議内容と会議、今のできた要約が自動でメールで通知されました。ということで、いかがだったでしょうか？Googleドライブの中にドキュメントが入ったことをトリガーにして要約が作られて、それがスプレッドシートに自動で追記されて、一応メールでも通知が来るという、このフローを自動で設計することができました。こうやってあげることで、溜まっていったドキュメントをしっかりと自分たちのリストとしてまとめることができるようになりますので、どんどん自分たちのノウハウをしっかりと蓄積することができるようになったということになります。それではまとめます。今回はGoogle Workspace Studioで議事録を自動でリスト化する方法を紹介させていただきました。Google Meetの会議が終わると自動で議事録が作成されます。それをもとに自動でフローが起動して、スプレッドシートにその内容が要約されて蓄積されるという方法を構築することができました。この方法は、単なる議事録の効率化ではなくて、会議とか商談をすればするほどチームのノウハウが自動で蓄積される、そんな仕組みづくりをしているわけです。ここはすごい大事なんですけど、こういう会議の中でいろんなノウハウが溜まっていくわけですよね。こういうノウハウとかナレッジを手動で管理してまとめていくというのは、やってもいいんですけど、やっぱりなかなか続かないですよね。なので、これが非常に重要です。自動で自分たちのノウハウが積み上がる、そういう状態を作っていくということがとても重要になるわけです。これからのAI時代は、情報をただ貯める、ただ議事録を取るだけじゃなくて、これを自動的に管理、活用できる仕組み、ここまで行くと非常にパワフルになるのかなと思います。ということで、前回の動画と合わせて、議事録の自動作成、そして今回の動画で自動の蓄積という方法を紹介させていただきました。これを応用していただくと、スプレッドシートではなくて、例えばSalesforceみたいなところに自動で登録していったり、自分たちのデータベースにいい感じに入力することもできますので、この自動でノウハウが蓄積されるという仕組みは早めに構築していただくと、すごく財産になっていくのかなと思います。正直、こういうことをちゃんとやっている企業とそうでない企業で、将来的に凄まじい差になることはもう間違いないかなと思いますので、ぜひ皆さん早めに挑戦していただけるといいかなと思います。それでは今回は以上です。ありがとうございました。